16 ország digitalizációs pályázata közül került ki győztesként a magyar államigazgatási projekt.

Bevezette az SAP legmodernebb, felhő alapú vállalatirányítási rendszerét, az SAP S/4HANA-t a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága, illetve annak Bv. Holding nevű leányvállalati szervezete, amely a fogvatartottak foglalkoztatásáért felel. A fogvatartottak egyebek mellett élelmiszer-, textil- és a bútoripari terméket állítanak elő. Az államigazgatás és a profitorientált szféra határán mozgó cégcsoportnál az újítás eredményeként áttekinthető, valós időben lekérdezhető adatokra épülő folyamatok jöttek létre. Az egyedülálló magyar államigazgatási fejlesztés elnyerte a legkomplexebb üzleti transzformációs projekteket díjazó, közép-kelet-európai régiós elismerést, az SAP Quality Awards díjat.

Magyarországon – más fejlett országokhoz hasonlóan – a büntetés-végrehajtás nem csupán a fogvatartottak intézményi őrzését jelenti. A Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (BvOP) 30 büntetésvégrehajtási intézményében mintegy 18 ezer fogvatartott napi életét szervezi 9 ezer személyi állományi tag közreműködésével. Emellett azonban fogvatartottak kötelező foglalkoztatásáról is gondoskodik: ezzel hasznos időtöltést, szakmai gyakorlatot, kereseti lehetőséget biztosít nekik, és segíti a társadalomba való visszailleszkedésüket is.

A lábbeliktől a határzár kerítéséig

A fogvatartottak minél hatékonyabb foglalkoztatása egyre erősödő elvárás, a büntetés-végrehajtási gazdasági társaságok szerepe az elmúlt években tovább nőtt. A korábban elkülönülten működő cégeket 2015-ben vonták vállalatcsoporti formába, így született meg a Bv. Holding. „Sokszor mondják azt a fogvatartottakra, hogy nehéz őket motiválni, és arra a minőségi munkára rábírni, amelyet egyébként a piac elvár, ez azonban nem teljesen igaz” – mondja Farsang Tamás bv. ezredes, az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese. A fogvatartottak mára megfelelő munkát lehet találni a mezőgazdaságban, az építőiparban pedig olyan szakmákat sajátíthatnak el, amelyeknek szabadulásuk után is hasznát veszik. „Motiváltak lehetnek a fogvatartottak saját életkörülményeik kialakításában is. Kiskunhalason maguknak építették a börtönt; gépészeti, villanyszerelési, festési, burkolói munkákat ellátva" – említi példaként Farsang Tamás.

A vállalatcsoport tíz cégében mintegy háromezer fogvatartott dolgozik. A vállalatok között mezőgazdasági és ipari profilú gazdasági társaságok is találhatók, ezek a nyomdaipartól kezdve a papírgyártáson keresztül a textiliparig számos különböző területen működnek. Készítenek itt például bútorokat, tisztítószert, cipőket, élelmiszert is, vagy kerítést az ideiglenes biztonsági határzárhoz. Emellett a büntetés-végrehajtás vállalatai látják el egyenruhával az egész rendvédelmet.

A Bv. Holdingnak számos kihívással kell megküzdenie az irányítás területén

A vállalatcsoport tulajdonképpen az állami és a profitorientált piaci szféra határán mozog. A nyitott gazdasági társaságok termelnek az államigazgatás, illetve a rendvédelem számára, és a szabad piacra egyaránt. „A Bv. Holding gazdasági társaságai 25 éve működtek a korábbi formában, az évek során sok hagyománnyal, tapasztalattal gazdagodva. Itt azonban egy tisztán piaci működéshez képest kihívást jelentenek az államigazgatásból eredő korlátok, valamint a kötelező feladatok, amelyek gyakran szemben állnak a tulajdonos nyereségesség iránti elvárásával” – hangsúlyozta Cséri Zoltán bv. dandártábornok, a Bv. Holding Kft. ügyvezető igazgatója. Ezért meg kell jelenni a piacon, újabb és újabb módszereket kell találni ahhoz, hogy a munka hatékonyabb, eredményesebb legyen.

A Holding cégeinél azonban korábban eltérő szinten volt a digitalizáltság, az egyes vállalatok nem egységes folyamatok mentén működtek, különböző módon tartották nyilván a termelést, a kapacitásokat, a költségeket. Az egységesítést bonyolította, hogy az atipikus foglalkoztatási modellen kívül a cégek tevékenységei között kevés volt az átfedés, és az is, hogy az egyedi küldetésből adódóan gyakran különleges igények is felmerültek, például a riportolásban. A modell racionalizálása, egységesítése, költséghatékonyabbá tétele érdekében ezért egy speciális vállalatirányítási rendszer bevezetésére volt szükség. Ennek ötlete még 2019-ben született meg.

Miért pont az SAP?

„Az SAP a világ vezető szoftvergyártója, 50 éve van a piacon, és többféle, skálázható iparági megoldása is van, cégmérettől függetlenül képes vállalatirányítási rendszert, illetve egyéb üzleti alkalmazású intelligens szoftvereket biztosítani ügyfelei számára” – hangsúlyozza Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója. Az SAP robusztus rendszerei képesek megteremteni az egységes működés és irányítás alapjait, iparági tapasztalataira és ügyfélpéldáira támaszkodva pedig a cég hatékonyan tudja pályára állítani a büntetés-végrehajtáson kívül az egyéb magyarországi államigazgatási szervezeteket is az agilis, modern szervezetté válás útján. Ez pedig az SAP Hungary egyik kiemelt célja Magyarországon.

Rekord sebességgel, egy év alatt sikerült bevezetni az új SAP S4/HANA rendszert

Az egyedi kihívásokkal megküzdve a cég a BvOP számára a legmodernebb SAP S4/HANA ERP rendszert telepítette, ami intelligens funkciókkal, in-memory adatbázissal rendelkezik, ezáltal lehetővé teszi a valós-idejű adatanalízist és előrejelzést. Ehhez a rendszerhez felhő alapú analitikai és riportolási modulokat is  illesztett az SAP, valamint egységes folyamatokat, cikktörzset és ügyféltörzset alakított ki a BvOP-nál.  „Egy nagyon komplex projekttel volt dolgunk, hiszen tíz vállalatnál egyidejűleg kellett bevezetni az új rendszert, ügyelve arra, hogy az átállás során is zavartalan legyen ezen cégek termelése” - jegyzi meg Vass Péter, az SAP Hungary államigazgatási ügyfelekért felelős szektorvezetője. Szerinte a kiemelkedő teljesítmény az elképesztő csapatmunkának is köszönhető – a projektben az SAP részéről 40 ember, a büntetés-végrehajtástól pedig mintegy 90 kulcsfelhasználó vett részt.

A rendszer fontos eleme egy beszámolási és vezetői információs rendszer, amely kezelni tudja a belügyminisztériumból érkező, gyakran rövid határidős jelentéskéréseket, illetve olyan megbízható és valós idejű adatokat nyújt a vezetőknek, amelyek alapján megalapozott döntéseket hozhatnak. A Bv. Holding Kft. ügyvezetője szerint működésük azóta egyszerűbb és logikusabb lett – nemcsak a képernyőkön, hanem a valóságban is. Cséri Zoltán úgy látja: a felületek jól használhatóak és ügyfélközpontúak, a folyamatok mindenki számára világosak, és ez a működés a teljes cégcsoporton belül megvalósul. „ Az elvárt cél az eredményesség és a költséghatékonyság - pontosan ugyanúgy, mint egy piaci szférában működő gazdasági társaságnál. Ezeket a célokat az SAP vállalatirányítási rendszerével könnyebben el tudjuk majd érni” – tette hozzá Farsang Tamás bv. ezredes. 

A határidőre befejezett projekt díjat is nyert

A munka 2020 nyarán indult, és 2021 júniusára sikeresen le is zárult. Nagy eredmény, hogy a projektet a koronavírus-járvány ellenére sikerült határidőre befejezni. Az SAP a rendszert kezelő munkatársak képzéséről is gondoskodott a projekt során. A pandémia ugyan megnehezítette a munkát, de a gyors digitalizálódásnak köszönhetően az oktatás javarészét már online formában tartották meg, és ez a hatékonyságot sem rontotta. A sikert mutatja az is, hogy a projekt elnyerte az SAP Quality Awards 2021 nevű regionális díjat. Ezt az elismerést – melyet idén tizenkettedik alkalommal ad át a vállalat, s melyre évente mintegy 250 pályázat érkezik - olyan projektek kapják meg, amelyek teljesítményét és műszaki tartalmát egyedinek és kiemelkedőnek nyilvánítja az SAP-n belül egy független szakmai stáb. A díjért a régió 16 országának projektjei versengtek idén, a BvOP az „Üzleti transzformáció” kategóriában került ki győztesként. Pintér Szabolcs ügyvezető igazgató szerint egy ilyen projekt hasznos lehet egyebek mellett a közigazgatásban, az államigazgatásban, a városirányításban is: izgalmas lehet például azoknak a nagyvárosoknak, ahol holdingszerkezetben működve vagy más okok miatt sok cég működik egy ernyő alatt, azonban az idők során ad hoc alakultak ki a vállalati folyamatok, és ezek összefogására egy egységes megoldásra van szükség.