A konferenciaszervezés akkor is nagy kihívás, ha professzionális csapat áll mögöttünk, ha pedig gyakorlat nélkül vágunk bele, ez fokozottan igaz. Elsőre talán nem is feltételezzük, mennyi apró tényezőből épül fel egy jól szervezett konferencia, amely egyszerre működik megfelelő dinamikával, illetve informálja alaposan a résztvevőket. A megvalósításban sokat segíthet, ha tisztában vagyunk a legnagyobb hibákkal, amelyeket elkövethetünk. Nézzük, milyen tanácsokat ne fogadjunk meg semmiképp, ha konferenciaszervezésre adjuk a fejünket!

Látszólag egyszerű feladatnak tűnhet a konferenciaszervezés, de nem az: hogy lássuk, valójában mennyire összetett, érdemes összeírni, milyen lépésekből épül fel a folyamat. Gondoljuk végig, milyen témában, hány meghívott vendéggel, mely helyszínen szerveznénk a rendezvényt. Hogyan biztosítanánk az étkezést, szükség esetén a szállást. Bevonnánk online előadókat és hallgatóságot, vagy kizárólag személyes jelenléttel zajlana az esemény? Még nem is tértünk ki minden részletre, és máris mennyi kérdést kell megválaszolnunk!

Az útközben érkező tanácsokat természetesen nem kell azonnal elutasítani, viszont mielőtt bármit megvalósítanánk belőlük, érdemes tisztázni, hogy mit akarunk létrehozni: például a fenti kérdések mentén definiálni a rendezvény alapvető jellegét. Ezt követően már könnyebben szűrjük ki, hogy mi az, ami semmiképpen nem passzol a konferenciánkhoz.

Persze akadnak olyan tanácsok is, amelyek általánosságban véve rosszak – ezeket jó, ha mielőbb tiltólistára tesszük a gondolatainkban.

Nem szükséges próba vagy tesztelés az esemény előtt

Ha bárki azt javasolja, hogy adjunk teret a spontaneitásnak, hiszen majd minden adott időben, adott helyen elsőre fog működni, akkor ne hagyjuk meggyőzni magunkat. Egy rendezvény, ami sok ember összehangolt működésén alapszik, semmiképpen nem kivitelezhető próbák és tesztelés nélkül.

Az elkészült időbeosztást például mindenképp érdemes a gyakorlatban is lemodellezni: természetesen számolni kell a lehetséges csúszásokkal, de közben tervezzük meg, miképpen tartjuk kézben a programot, hogy ne ússzon el teljesen az idő. A résztvevők és előadók elégedettsége nagyban függ a jól működő ütemtervtől, illetve kommunikációtól: készítsük fel munkatársainkat is a lehetséges problémákra és az alkalmazható megoldásokra.

Megbízható a technológia, amit használunk, nem kell „B-terv”

Kétségtelen: a XXI. században már minden a rendelkezésünkre áll ahhoz, hogy a világ bármely pontjáról bárkit elérjünk, meghallgassunk, vagy hogy a legérdekesebb videós, képi, hangeffektekkel tűzdelt előadásokat kövessünk figyelemmel. Ennek ellenére ne higgyünk azoknak a hangoknak, amelyek szerint a technika biztosan nem hagy cserben minket.

Mindig legyen B-tervünk arra az esetre, ha adott előadó nem tud bejelentkezni, vagy nem indul el egy-egy prezentáció a nagyközönség előtt. Ha a tesztelés sikeres, akkor is gondoljunk ki legalább egy lehetséges alternatívát, amit gond esetén bevethetünk. Ezzel nemcsak a saját helyzetünket könnyítjük meg, de a résztvevők, illetve az előadók számára is megbízható szervezőnek bizonyulunk. Szívesen térnek majd vissza újra meg újra, hiszen kényelmesen érezhetik magukat az általunk szervezett rendezvényeken.

Nem szükséges fogadó csapat, a vendégek önállóan is eligazodnak, megtalálják a helyüket

Az egyik leggyakoribb tévhit, hogy a QR-kódok, online meghívók és kiplakátolt helyszínek korában nincs szükség emberi szóra vagy segítségre, amikor az érkező vendégeket fogadjuk. A konferenciaszervezés során hiába felnőttekkel dolgozunk, a nagy létszám, a többféle helyszín, vagy az ismeretlen hely bizonytalanná teheti a résztvevőket az eligazodásban. Mindenképp gondoskodjunk az emberi erőforrásról, és arról, hogy munkatársaink szívélyesen és tájékozottan segítsék a helyek, szállások elfoglalását, a kártyák átvételét, vagy épp a szükséges papírok kitöltését.

Szervezzünk minél több programot

Az első konferenciaszervezés tapasztalatlansága könnyen a bőség zavarát hozhatja magával. Ha engedünk ennek, azzal sem a szervezők, sem a résztvevők nem járnak jól. Ne higgyük el, hogy a túlzsúfolt program leveszi a vállunkról az esetleges üres járatok terhét. Szervezzünk alaposan, de ne szervezzünk túl.

A konferenciára érkezők is emberek: számítsunk arra, hogy szívesen szusszannak majd, beszélgetnek hosszabban egymással két tartalmas szakasz között, adjunk időt számukra ehhez. Hiszen gondoljunk csak bele: az ilyen rendezvények részben a kapcsolatteremtést szolgálják. Emellett előfordulhatnak apróbb csúszások is, így a percről-percre való szoros tervezés inkább frusztrációt, mint megnyugvást hozhat. Érdemes lazábban szervezni a programot, és egy-két alternatívát talonban tartani arra az esetre, ha mégiscsak túl hosszúra nyúlik egy-egy szünet.

Ha tudjuk, mit ne tegyünk, az már félsiker

Sokszor nehéz a legfőbb információkat viszonylag rövid idő alatt kiszűrni egy-egy számunkra ismeretlen területen, éppen ezért nyújthatnak remek kapaszkodót a leginkább elkerülendő lépések. Nincs ez másként a konferenciaszervezés esetén sem: igyekezzünk kerülni a fent felsorolt gyakori csapdákat. Ha pedig emellett a céljaink is tiszták, illetve jól megfogalmazottak, akkor a felmerülő nehézségek ellenére is, viszonylag egyenes úton játhatjuk végig a konferenciaszervezés kihívásokkal teli ösvényét.